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【目次】 １ 従業員持株会・役員持株会とは ２ 事業承継対策としての持株制度の活用 ３ 持株会の制度設計 ４ 持株会の設立手続 ➡５ 持株会の運用 |
４ 持株会の設立手続
Ⅰ 持株会規約案の策定
従業員持株会を設立する際は、まず民法上の組合として組成するために、会社が参加資格を与える従業員の中から、発起人となる者を選び、従業員持株会のルールを定める規約案を策定します。
規約案には、持株会の法的性格が民法上の組合であることの明示、参加資格の範囲、譲渡制限ルールの定め、運営方法、加入・退会方法など必要事項を漏れなく記載する必要があります。
Ⅱ 持株会設立時の手続
規約案を策定後、発起人間で従業員持株会設立契約（組合契約）（民法667条１項）を締結したうえで、設立総会を開催し、規約の承認や発起人の中から代表理事や監事等の役職者を選任する決議を行います。その後、代表者印や従業員持株会のゴム印等を作成し、拠出金や配当金を受け入れるために、従業員持株会代表理事名義の口座を開設します。
Ⅲ 会社・持株会間の合意書・覚書の作成
続いて、会社・従業員持株会間で譲渡制限ルール、奨励金の支給方法、会社設備の利用等の事務的便宜の取り決めなどを定めた合意書・覚書を作成します。当該合意にあたっては、従業員持株会が株主となることから、計算書類や株主総会議事録などの会社重要書類の開示に関し、目的外の利用や第三者への開示を禁止する守秘義務を課すことも重要です。
Ⅳ 持株会説明会の開催、入会手続の実施
最後に、規約で定められた会員資格を有する者を対象に従業員持株会の制度について説明会を実施し、入会手続、出資金の拠出、株式取得（株主名簿の名義書換）までを完了させ、手続が一通り終了します。
なお、前述のとおり、譲渡制限ルールの有効性の重要な判断要素として従業員の認識が挙げられているため、説明会の開催は非常に重要な手続です。入会者に対して、各従業員が説明会の内容を十分に理解したことを明らかにするために、確認書や念書の取得が望まれます。
５ 持株会の運用
非上場会社の従業員持株会では、総会未開催や無配当が続くなど形骸化する例も散見されます。この場合、譲渡制限ルールの有効性の判断要素として配当の有無や率が挙げられるため、多額の利益があるのに無配・低配を続けると譲渡制限ルールが否定され、従業員に多額の株式譲渡代金（持分譲渡代金、清算金）を支払う法的リスクが生じます。さらに、退会払戻義務が会社の債務とみなされたり、自己株式取得規制違反として他の株主から責任を追及されるリスクもあります。したがって、設立後も適切な運営が不可欠必要です。
なお、持株会の規約や、会社と従業員持株会との合意書に定めることにより、会社内部に従業員持株会専用の事務所を設置し、会社従業員がその事務を代行することも可能です。また、従業員持株会の参加者が追加で株式を購入する際の資金源として、会社が奨励金を交付するなど、従業員持株会（および参加者）に対して一定の便宜を与えることも可能です。ただし、利益供与禁止や株主平等原則、税務上のリスクを踏まえ、便宜は福利厚生の範囲に留める配慮が必要です。
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